Gestion des espaces de réunions

Gestion des espaces de réunions

Les salles de réunion sont des espaces prisés dans l’entreprise et encore plus dans les espaces de type open-space. Pour permettre à tous les utilisateurs de trouver ou réserver une salle facilement, il est important de proposer un système de gestion de réservation simple et compatible avec les systèmes d’information de tous. Les systèmes de messagerie collaborative comme Exchange de Microsoft Office 365 se sont imposés dans une majorité d’entreprises, et l’agenda Outlook sait notamment gérer les ressources réservables comme les salles de réunion. Seulement voilà, comment gérer la réservation d’une salle à la volée sans devoir retourner devant son écran d’ordinateur pour vérifier sa disponibilité ?

Les écrans de réservation de salle sont connectés et permettent d’afficher simplement la disponibilité d’une salle ou bien de trouver une salle à proximité.

Écran de réservation de salle tactile Écran de réservation de salle tactile

Placés à l’entrée de la salle, ils permettent de visualiser très vite si la salle est disponible. Certains modèles tactiles peuvent également proposer de consulter les prochains horaires disponibles ou même de vérifier quelles autres salles sont disponibles à proximité. Améliorer l’expérience grâce aux objets connectés :

Le bâtiment devient intelligent et les premiers espaces concernés sont notamment les salles de réunion. Grâce aux senseurs présents dans ces espaces, comme des détecteurs de présence, il devient possible de scénariser l’automatisation de la gestion de la salle. Si une salle réservée reste vide pendant un certain temps, cela signifie peut-être que la réunion a été annulée. Pourquoi ne pas la rendre de nouveau disponible pour l’ensemble des utilisateurs ? Les écrans de gestion de réservation de salle, dans la mesure où ils sont connectés, peuvent apporter d’autres services aux utilisateurs, en lien avec l’utilisation des espaces réservés. La remonté d’informations comme un dysfonctionnement dans la salle peut être facilement automatisé via une touche programmée sur l’écran. De même certains services de conciergerie, comme la réservation de plateaux repas ou une demande de taxi pour un des participants peut également être proposé directement sur l’écran, qui enverra un message pré-paramétré à une personne à l’accueil. Valider son agenda et se repérer au sein du bâtiment

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La communication dans les espaces de travail peut servir la fluidité des déplacements des usagers et leur autonomie pour s’informer. Des écrans de synthèse, positionnés sur les lieux de passage stratégiques du bâtiment, permettent de guider les usagers pour leur permettre de valider rapidement et efficacement leur agenda et pour identifier leur itinéraire jusqu’à la salle ou l’espace de réunion qui les attend. Les plannings sont mis à jour de façon centralisée et les écrans de synthèse permettent une restitution globale des informations concernant les salles réservées et leur situation géographique dans le bâtiment. Moins de stress et plus d’autonomieLes usagers doivent gérer constamment leur timing entre les différents rendez-vous et déplacement qui rythment la journée de travail. Les temps d’attente, parfois très court, sont l’occasion d’informer les usagers pour leur permettre de mieux appréhender leur activité au sein du bâtiment. Situés sur les lieux de passage stratégiques, les écrans de salles et de synthèse doivent permettre d’assurer la mission d’information qui les rendra autonomes et efficients dans leur espace et dans leurs activités. Les écrans de synthèse, tout comme les écrans de salle, peuvent permettre de diffuser d’autres informations que les plannings, en affichant des messages d’information ou de communication.

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